In Calidad, Gestión eficiente, Organización

Las entidades sociales sin ánimo de lucro se encuentran ante un importante reto de modernización, para el que deben dotarse de un modelo de gestión excelente, en el que no pueden faltar las nuevas tecnologías de información y comunicación (TIC’s), lo que supondrá en algunos de los casos la renovación de nuevas aplicaciones informáticas.

Identificación de necesidades
El primer paso a realizar para la gestión de las nuevas TIC´s consiste en detectar las distintas necesidades existentes en la entidad y contrastarlas con la situación actual, a fin de obtener los puntos fuertes y, por el contrario, las áreas susceptibles de mejora.

Búsqueda de mejores soluciones técnicas
Detectados los puntos fuertes y las áreas susceptibles de mejora, es preciso llevar a cabo una búsqueda de las mejores soluciones técnicas. Con dicho fin, aparte de los conocimientos existentes del entorno TIC´s por parte de la entidad, es recomendable considerar las experiencias de otras entidades y organizaciones, las relaciones con proveedores de referencia en el sector, así como, las sugerencias de los profesionales de la entidad y usuarios/as.
A la hora de valorar la idoneidad de los diferentes recursos tecnológicos es de utilidad establecer una serie de criterios en función de las soluciones que aporta y el impacto esperado, la adaptación a las especificidades de la entidad, la fiabilidad del proveedor y de la herramienta, los costes económicos y humanos, la facilidad para migrar y volcar datos, la facilidad de manejo para los diferentes usuarios o la capacidad de integración con otras herramientas tecnológicas.
La implantación de las TIC´s conviene que se lleve a cabo de manera escalonada de tal forma que se puedan integrar mejor las diferentes herramientas. Inicialmente se debería empezar con todos aquellas herramientas que tienen un mayor impacto en la organización interna de la entidad. Esto es debido a que una vez consolidados los cambios en las actividades internas, las herramientas (páginas web, boletines digitales, redes sociales…) destinadas a prestar nuevos servicios o a mejorar las relaciones con los/as usuarios/as o con la sociedad tendrán un impacto cualitativo mayor.

Nuevas responsabilidades
La incorporación y mejora de las TIC´s puede llegar a suponer una transformación de los procesos y actividades de la organización. Para ello será necesario incorporar conocimientos que no existían previamente y que los/as trabajadores/as deben asimilar, asumiendo también nuevas responsabilidades. Todo ello se puede desplegar a través de la redefinición de puestos de trabajo y la realización de planes de formación y desarrollo. En este sentido igualmente resulta útil que cada entidad desarrolle su metodología para facilitar el cambio organizacional.

Comunicación con los/as usuarios/as de las TIC
Para comunicar a los/as usuarios/as de las TIC los cambios introducidos, existen diferentes mecanismos. Uno de los más interesantes puede resultar realizar reuniones para presentar los nuevos servicios a aquellos usuarios/as que se muestren más interesados. A su vez este contacto permitirá conocer las barreras a las que se enfrentarán el resto de los usuarios/as.

Indicadores de procesos más recomendables:
– Productividad y Rendimiento del Personal.
– Grado de utilización de las TIC´s por los diferentes usuarios.
– Satisfacción de Usuarios/as TIC, Clientes y Usuarios/as de los Servicios.
– Satisfacción del Personal.
– Nº incidencias.

Evaluación continua
Se recomienda llevar a cabo periódicamente una evaluación y revisión de los objetivos y proyectos implantados. El apoyo de las TIC´s a la eficacia y eficiencia de las actividades pueden ser medidas principalmente través del cumplimiento de los indicadores de los procesos.
No obstante, las acciones de mejora resultantes deben realizarse siguiendo una priorización de las mismas. Aquellas que son duraderas, inmediatas, que aportan un mayor valor a la actividad y son poco costosas suelen estar entre las primeras de la lista. En cualquier caso, cuando incorporemos mejoras e innovaciones tecnológicas lo importante es sentir que se avanza y que no se ha estancado en el mismo lugar. Sin sueños y sin persistencia no es posible alcanzar buenos resultados.

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