Sistemas de gestión y burocracia. QUÉ HACER?

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En ocasiones los Sistemas de Gestión basados en las normas ISO están asociados a exigencias impuestas por un proveedor o a la búsqueda de una mejora de la imagen y el prestigio de la organización. Asimismo la sucesión de cambios (tecnológicos, sociales, metodológicos, organizativos…..) puede tener como consecuencia que lo que resultó adecuado hasta hace no demasiado tiempo, ya tal vez no sea del todo suficiente para mañana. En este sentido podemos llegar a encontrar con que el sistema de gestión de una entidad se acabe tornando ineficaz y que incluso pueda resultar insoportable.
En tiempos actuales de recursos escasos (recursos financieros, profesionales, instalaciones, medios, materiales…) es fundamental saber optimizarlos. Es por ello que cuando un sistema de gestión corre el peligro de convertirse en una burocracia ineficaz, conviene recordar la filosofía originaria de las normas de calidad, dentro de las cuales la ISO 9001:2008 es sin duda un buen referente. Dichas normas se pensaron como una herramienta enfocada a mejorar la gestión interna de una organización y favorecer el control, la mejora continua y la innovación de las actividades. Preguntas como ¿por qué hacemos lo que hacemos? y ¿por qué lo hacemos como lo hacemos? deben estar siempre interiorizados en los fundamentos de los procesos de trabajo.
La optimización del diseño del sistema de gestión requiere de una implicación importante y será diferente en cada organización. La colaboración de expertos externos puede ayudar a realizar un diagnóstico a través del cual plantear posibles respuestas y caminos hacia los que avanzar:

Simplificación del sistema de gestión. Las buenas prácticas más recomendadas son:

  • Eliminar todas las actividades del sistema de gestión que no son de valor añadido.
  • Propiciar el uso de información compartida.
  • Promover metodologías y procedimientos comunes, teniendo a su vez en cuenta la especificidad de cada área de trabajo.
  • Reasignar la propiedad de los procesos y actividades, los tiempos y plazos señalados o los recursos a utilizar.

Transformación del sistema de gestión:
La transformación del sistema de gestión busca llegar a la raíz de las cosas, no se trata solamente de mejorarlo, sino y principalmente, busca reinventar, con el fin de crear ventajas competitivas con base en los avances tecnológicos, metodológicos y de cualificación de las personas. Los pasos a plantear para una reconcepción fundamental del sistema de gestión pueden ser los siguientes:

  • Definir el posicionamiento de la entidad.
  • Establecer o revisar la sistemática de gestión de la organización.
  • Incorporar nuevas tecnologías y metodologías de trabajo.
  • Apostar por la cualificación de los profesionales.
  • Desarrollar alianzas con organizaciones de referencia.
  • Evaluar la calidad de los servicios.
  • Innovar y compartir buenas prácticas externas e internas.

Antes de tomar una decisión que pueda tener un alto impacto en la organización, conviene recordar el siguiente encuentro del libro “Alicia en el País de las Maravillas”:
• “Podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?”- preguntó Alicia.
• “Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar”- respondió el Gato.
• “No me importa mucho el sitio…” – dijo Alicia.
• “Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes” – aseveró el Gato.

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